Adeus papel velho

Fim de ano aumenta procura por guarda de documentos para liberar espaço físico nas empresas

Quem nunca reclamou de ter que guardar milhares de contas e comprovantes dentro de casa.  O acúmulo de papéis pode ser perturbador, mas imagine para as empresas que precisam decidir o que fazer com a montanha de papéis acumulados durante o ano.

Segundo o presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e da Keepers Brasil, 30 % de toda papelada é inútil e poderia ser eliminada. “A demanda por serviços de guarda e gerenciamento de informações cresce mais no final do ano por conta das empresas que precisam decidir o que fazer com a papelada acumulada durante o período. Normalmente fazemos visitas técnicas para mapear as necessidades do cliente e sugerir ações, como a terceirização da guarda de documentos”, explica o executivo.

No dia a dia do universo corporativo, uma série de documentos devem ser arquivados entre cadastros de clientes, fichas, documentos trabalhistas e fiscais, entre outros. Na área trabalhista, por exemplo, há papéis que devem ser guardados por cinco anos, como os comprovantes de aviso de férias, porém há outros relacionados ao INSS ou tempo de serviço que precisam ser mantidos por 30 anos ou mais. Na esfera tributária, de maneira geral, a lei determina a guarda por cinco anos, mas devido à complexidade fiscal e quando há questionamento da Receita Federal, não se pode eliminar o documento até que o processo seja finalizado, o que pode levar até dez ou 12 anos. Há ainda os casos em que é obrigatório o armazenamento vitalício, como prontuários médicos.

Além da guarda simples que pode ser contratada, as gerenciadoras de documentos oferecem uma gama completa de serviços. Elas fazem a análise e triagem de todos os papéis, digitalizam e colocam as informações em plataformas operacionais em rede ou nuvem para que possam ser encontradas e utilizadas com facilidade pelos clientes.

“A análise das informações geradas pelos documentos também serve como ferramenta gerencial”, observa Gutierrez. Apontam, por exemplo, quais lojas de uma rede comercial acumulam prejuízos por produtos ou linhas de negócios, quais regiões do País são mais lucrativas, o que facilita o realinhamento das operações em tempo real, antes de aumentarem os prejuízos.

Segmento aquecido

As empresas especializadas na guarda e gestão de documentos deverão movimentar mais de R$ 2 bilhões este ano, um crescimento de cerca de 15% sobre o resultado de 2012. Estima-se que mais de 80 companhias façam parte desse segmento de grande potencial. "O resultado é excepcional. Acreditamos que o setor pode dobrar de tamanho em quatro ou cinco anos", aponta o presidente da ABGD.

Pioneira no setor, a Keepers Brasil, com 23 anos de atuação, conta com 30 mil metros quadrados de área para guarda e gerenciamento de documentos em suas unidades situadas no município de Barueri (SP). O crescimento esperado na operadora será da ordem de 20% na área de guarda física de documentos. A empresa recebe cerca de dois milhões de documentos por mês. Para eliminar a papelada vencida, uma das soluções encontradas foi enviar toda a tonelada de papéis para reciclagem e todo o dinheiro arrecadado com a sua venda vai para obras sociais.

“Para cada caixa destruída, por conter documentos com prazo vencido, quatro novas são arquivadas com o crescimento da burocracia no Brasil.Isso representa um crescimento de 25% ao ano” lembra Gutierrez.

As caixas armazenadas nas empresas do setor de guarda e gerenciamento de documentos no somam cerca de 120 bilhões de documentos apenas no Estado de São Paulo. Se a papelada fosse enfileirada, daria para fazer 40 viagens de ida e volta à Lua. Além das caixas que abarrotam os galpões das firmas especializadas, estima-se que existam mais 50 milhões arquivadas nas empresas e instituições que ainda não terceirizaram a gestão de documentos - a maioria elas de pequeno e médio porte.

Sobre a ABGD

A Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos – ABGD foi criada em 2005. A entidade, que já reúne as principais empresas do segmento, é filiada a PRISM (Professional Records & Information Services Management), organização internacional (com bases nos Estados Unidos e na Europa) que reúne as empresas que armazenam arquivos e documentos de empresas daqueles mercados. O objetivo da ABGD é ser a principal fonte de recursos técnicos do setor de gestão de documentos no Brasil.

Sobre a Keepers Brasil

Fundada em 1.990 e estruturada como Business Record Storage and Management, a KEEPERS BRASIL é um provedor de soluções e serviços na área de arquivos empresariais, gerenciando e armazenando documentos, fitas de computador, plantas, desenhos, microfilmes e microfichas. Nossa linha de serviços é de abrangência total, incluindo entre outros, processos de digitalização de documentos com acesso às imagens via internet e BPO(Business Process Outsourcing). Possui mais de 30.000 m² de área total, com a estrutura ideal para arquivar milhares de caixas e documentos por dia com segurança e confidencialidade.

A digitalização de imagens, guarda do acervo e gestão de documentos conquistaram de vez as seguradoras. Os motivos são diversos: enormes vantagens financeiras, melhoria na organização e ocupação de espaços, redução de custos, de riscos (perdas e extravios) e rapidez no acesso a documentos. Itaú, Bradesco, Safra e Porto Seguros são algumas das seguradoras que decidiram terceirizar a gestão ou guarda de documentos com a Keepers Brasil, uma das maiores deste mercado, que decidiu investir mais de R$ 5 milhões apenas na modernização de seu sistema (software desenvolvido pela própria organização) e compra de equipamentos de informática mais potentes.